Come introdurre in azienda un nuovo software gestionale

le 3 difficoltà principali e come superarle

Eureka negli anni ha messo a punto un sistema per integrare un nuovo gestionale nelle aziende, valido per chi possiede già un gestionale, e per chi non ne ha mai avuto uno. Le difficoltà che si incontrano nel passaggio da un vecchio gestionale, o da un metodo di gestione interno, ad un nuovo gestionale sono di solito tre:

Primo: Definire tutte le necessità cui il software deve rispondere e i requisiti che deve avere.

Spesso non esiste in azienda un'unica figura in grado di indicare tutte le necessità dell'azienda stessa. Questo succede sia perché le esigenze possono essere le più vaste e disparate, sia perché una volta delegati i compiti a livello operativo, ciascuna persona tenderà a diventare la "depositaria del sapere" per quell'argomento, anche per quanto riguarda eventuali aggiornamenti di procedure o gestione di casi particolari.

Secondo: Coinvolgere il personale.

Coinvolgere tutto il personale che interagirà con il nuovo software è indispensabile, altrimenti si rischiano "resistenze" che ostacolano o rallentano il passaggio al nuovo gestionale.

Terzo: Trasferire i dati dai vecchi ai nuovi archivi.

Un'azienda che ha già un software gestionale, o che esegue tutti o la maggior parte dei compiti "a mano", ha comunque già impostato una serie di dati, anche semplici fogli di Excel o file di testo. Nell'acquisire un nuovo gestionale, il reinserimento di questi dati può essere vissuto come una grossa difficoltà, soprattutto in termini di impegno e tempo del personale.

Eureka supera queste difficoltà fondendo più metodologie e strumenti, tra cui la sua lunga esperienza nella consulenza aziendale, l'applicazione dei processi aziendali nel sistema qualità, o la metodologia di "sviluppo agile" del software, focalizzata sulla consegna delle modifiche richieste in tempi brevi e con frequenza.

Si parte con l'analisi dei requisiti base: l'azienda può voler gestire in una prima fase col nuovo software solo alcuni processi, e posticiparne altri. Per questo il software di Eureka è strutturato a moduli, in modo da poter iniziare solo con alcuni moduli. Al termine della prima fase si può procedere con i moduli successivi.

Si passa poi all'analisi dei processi aziendali. Se l'azienda ha una Certificazione di Qualità, se ne può usare la documentazione. Tuttavia l'analisi dei processi aziendali deve coinvolgere anche il personale.

Dall'analisi dei processi aziendali Eureka ricava le modifiche e personalizzazioni necessarie al software. In questa fase non sempre si riscontrano particolarità che richiedono molto lavoro di modifica, anche perché il software di Eureka dispone di grande flessibilità e in molti casi si può adattare alle necessità aziendali "regolando" opportuni parametri. È sempre importante adattare il software all'azienda e non l'azienda al software, specie in presenza di ?buone prassi aziendali?. Non appena l'adattamento relativo ad un processo è pronto, lo si può già installare ("sviluppo agile"). Il cliente può così subito verificare i requisiti del software.

L'analisi dei processi aziendali e l'adattamento del software con installazione sono gestiti per singolo processo: analisi del processo A, adattamento software processo A, installazione software processo A. Durante l'adattamento software relativo al processo A si può già avviare l'analisi del processo B e così via.

Assieme all'analisi dei processi aziendali si individuano anche i dati già disponibili, e nell'installazione del software relativo ad un processo, si include anche il trasferimento dei dati (i dati principali si trasferiscono alla prima installazione del software). Eureka può sfruttare la sua esperienza nell'accedere ad archivi anche di software datato, e gestisce "sul momento" le importazioni, senza vincoli di formato.

Grazie alla suddivisione in processi e al ciclo analisi-adattamento-installazione per processo, le persone in azienda sono coinvolte solo per le mansioni che competono a ciascuno e per una limitata quantità di tempo (senza riunioni collettive superflue), e sono gratificate dal raggiungimento di obiettivi a breve termine.

In conclusione, il metodo di Eureka consente di creare, in modo semplice e veloce, soluzioni software fortemente personalizzate, che valorizzano le "buone prassi" aziendali, evitando i cambiamenti organizzativi non necessari (sempre complessi e onerosi), imposti dalle applicazioni standardizzate.